El objetivo principal de esta exhaustiva guía es delinear de manera precisa y detallada el proceso que deben seguir tanto los participantes como los organizadores para solicitar la Visa de Visitante (Tipo V) con propósito de Eventos y Conferencias para la República de Colombia. Esta categoría de visa está específicamente diseñada para facilitar el ingreso y la permanencia temporal en el territorio colombiano de ciudadanos extranjeros que deseen participar o asistir a eventos académicos, científicos, culturales, deportivos, empresariales, gubernamentales o de cualquier otra índole, incluyendo conferencias, seminarios, talleres, congresos, simposios, festivales, encuentros deportivos y otras reuniones similares. También abarca a aquellos extranjeros que ingresan al país con el propósito de organizar, promocionar o prestar servicios directamente relacionados con la realización de dichos eventos.
El objetivo fundamental de este trámite es promover el intercambio de conocimientos, la colaboración internacional, el desarrollo cultural y económico, y la participación activa en eventos de diversa naturaleza que se lleven a cabo en Colombia. Al proporcionar una vía legal y regulada para la asistencia y organización de eventos, Colombia busca fortalecer su posición como un destino atractivo para reuniones de carácter nacional e internacional, beneficiándose del flujo de visitantes y del impacto positivo que estos eventos generan en diversos sectores.
Esta guía tiene como meta desglosar meticulosamente cada etapa del proceso de solicitud, desde la identificación del tipo de participación (asistente u organizador) y la recopilación de la documentación necesaria hasta la obtención de la visa estampada en el pasaporte. Se busca ofrecer claridad sobre los requisitos específicos que deben cumplirse según el rol del solicitante, los pasos secuenciales que deben seguirse, los costos asociados al trámite, el marco legal y normativo que rige la expedición de esta visa, los enlaces directos a las plataformas en línea relevantes y una estimación de los tiempos de procesamiento involucrados.
Al ofrecer una hoja de ruta completa y detallada, se pretende empoderar a los solicitantes (tanto participantes como organizadores) para que puedan preparar y presentar sus solicitudes de manera eficiente, minimizando errores y optimizando los tiempos de respuesta por parte de las autoridades migratorias colombianas. Asimismo, se busca aclarar cualquier incertidumbre o duda que pueda surgir durante el proceso, proporcionando información precisa y actualizada basada en la legislación vigente y los lineamientos del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
En última instancia, esta guía contribuye a fomentar un flujo ordenado y legal de participantes y organizadores de eventos hacia Colombia, asegurando que se cumplan las leyes migratorias y que los eventos puedan desarrollarse de manera exitosa, beneficiando tanto a los asistentes como al país anfitrión.
Requisitos:
Los requisitos para solicitar una visa de Eventos y Conferencias a Colombia varían ligeramente dependiendo del rol del solicitante: si es un participante/asistente al evento o si es un organizador, ponente o persona que prestará servicios directamente relacionados con el evento. A continuación, se detallan los requisitos para cada caso:
Requisitos Generales para Participantes/Asistentes y Organizadores:
- Formulario de Solicitud de Visa en Línea: Completar de manera electrónica el formulario oficial de solicitud de visa, disponible en el portal de trámites de visas del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Llenar todos los campos con información precisa, completa y veraz.
- Pasaporte o Documento de Viaje Válido: Pasaporte o documento de viaje reconocido internacionalmente con una vigencia mínima de seis (6) meses contados a partir de la fecha prevista de ingreso a Colombia.
- Fotografía Reciente: Fotografía digital reciente a color, con fondo blanco, tamaño 3×4 cm, resolución mínima de 300 DPI y tamaño máximo de 300 KB.
- Copia de la Página Principal del Pasaporte: Copia legible y a color de la página principal del pasaporte donde figuran los datos biográficos del solicitante.
- Prueba de Solvencia Económica: Demostrar que se cuenta con los recursos económicos suficientes para cubrir los gastos de manutención durante la estadía en Colombia y para la salida del país. Esto puede incluir extractos bancarios de los últimos tres meses, carta de invitación con compromiso de manutención por parte de un residente en Colombia (acompañada de prueba de solvencia del invitante), o prueba de otros ingresos. El monto requerido dependerá de la duración prevista de la estadía.
- Reserva de Tiquete Aéreo de Ida y Vuelta (Recomendable): Aunque no siempre obligatorio al momento de la solicitud, es recomendable presentar una reserva de tiquete aéreo con fechas tentativas de llegada y salida, que no excedan el tiempo máximo de permanencia autorizado para la visa de visitante.
- Seguro de Viaje o de Salud con Cobertura en Colombia (Recomendable): Contar con un seguro de viaje o de salud con cobertura médica en Colombia durante toda la duración prevista de la estadía es altamente recomendable y puede ser requerido en algunos casos.
Requisitos Específicos para Participantes/Asistentes a Eventos y Conferencias:
- Carta de Invitación o Constancia de Inscripción al Evento: Carta original o copia digital de la carta de invitación emitida por los organizadores del evento o constancia de inscripción formal al evento (congreso, conferencia, seminario, etc.). Esta carta debe contener la siguiente información:
- Nombre completo del solicitante.
- Nombre y descripción del evento.
- Fechas y lugar de celebración del evento.
- Nombre, datos de contacto y firma del representante legal de la entidad organizadora.
- En algunos casos, puede requerirse información adicional sobre el solicitante (rol, tipo de participación).
Requisitos Específicos para Organizadores, Ponentes o Personas que Prestarán Servicios Directamente Relacionados con el Evento:
- Carta de Invitación o Contrato de Servicios de la Entidad Organizadora en Colombia: Carta original o copia digital de la carta de invitación o copia del contrato de servicios suscrito con la entidad organizadora del evento en Colombia. Esta documentación debe especificar:
- Nombre completo del solicitante y su rol en el evento (organizador, ponente, proveedor de servicios específicos, etc.).
- Nombre y descripción detallada del evento.
- Fechas y lugar de celebración del evento.
- Actividades específicas que el solicitante desarrollará en el marco del evento.
- Duración prevista de la participación o prestación de servicios.
- Información sobre la remuneración (si aplica, aunque para la Visa V generalmente no aplica remuneración de fuente colombiana).
- Nombre, datos de contacto y firma del representante legal de la entidad organizadora en Colombia, adjuntando copia de su documento de identidad y del certificado de existencia y representación legal de la entidad organizadora.
- Programa Detallado del Evento: Documento que contenga el programa completo del evento, incluyendo fechas, horarios, ponentes (si aplica), actividades y cualquier otra información relevante.
- Prueba de la Idoneidad o Experiencia del Solicitante (para ponentes y prestadores de servicios): Documentos que acrediten la experiencia, conocimientos o habilidades del solicitante relevantes para su participación en el evento (currículum vitae, portafolio, certificaciones, etc.).
Traducciones: Todos los documentos que no estén en idioma español deben ser acompañados de una traducción oficial al español realizada por un traductor certificado.
Legalizaciones y Apostillas: Dependiendo del país de origen de los documentos, estos podrían requerir ser legalizados o apostillados de acuerdo con los convenios internacionales vigentes. Es importante verificar los requisitos específicos para el país de emisión de cada documento.
Pasos a Realizar:
El proceso para solicitar una visa de Eventos y Conferencias a Colombia se realiza principalmente en línea a través del portal oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores. A continuación, se detallan los pasos a seguir:
- Acceder al Portal de Visas del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia: Ingresar al sitio web oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia y ubicar la sección de «Visas», donde se encontrará el enlace al «Portal de Trámites de Visas».
- Registro o Inicio de Sesión: Si es la primera vez que se utiliza el portal, el solicitante deberá crear una cuenta de usuario proporcionando una dirección de correo electrónico válida y creando una contraseña segura. Si ya se tiene una cuenta, se deberá iniciar sesión con las credenciales correspondientes.
- Seleccionar el Tipo de Visa: Dentro del portal, seleccionar la opción de «Solicitud de Visa» y luego identificar la categoría de visa que se desea solicitar, en este caso, «Visa Tipo V – Visitante» y especificar en el formulario el motivo del viaje como «Eventos, Conferencias».
- Completar el Formulario de Solicitud en Línea: Llenar todos los campos del formulario electrónico con la información personal del solicitante, los detalles de su pasaporte, la información del evento (nombre, fechas, lugar), el rol del solicitante (participante u organizador/ponente/prestador de servicios), información de contacto y otros datos relevantes. Es crucial responder a todas las preguntas de manera precisa y veraz.
- Cargar los Documentos Requeridos: Adjuntar los documentos de respaldo en formato digital (generalmente PDF, JPG o PNG), asegurándose de que cada documento cumpla con los requisitos de tamaño y resolución especificados por el sistema y que sean claramente legibles. Los documentos a cargar dependerán del rol del solicitante (ver sección de «Requisitos»).
- Revisión y Envío de la Solicitud: Revisar cuidadosamente toda la información proporcionada en el formulario y los documentos cargados antes de enviar la solicitud para verificar que no haya errores u omisiones. Una vez que se esté seguro de que todo es correcto, se podrá enviar la solicitud a través del portal.
- Pago de los Derechos de Estudio de la Visa: Una vez enviada la solicitud, el sistema generará una liquidación con el monto correspondiente a los derechos de estudio de la visa. Este pago se puede realizar en línea a través de los medios de pago habilitados en el portal (tarjeta de crédito, débito, etc.) o mediante consignación bancaria, siguiendo las instrucciones proporcionadas. Es importante guardar el comprobante de pago.
- Seguimiento del Estado de la Solicitud: Después de realizar el pago, el solicitante podrá hacer seguimiento del estado de su solicitud a través del portal de visas, utilizando su cuenta de usuario. El estado de la solicitud puede pasar por diferentes etapas como «Recibida», «En Estudio», «Aprobada» o «Negada».
- Entrevista Consular (si es requerida): En algunos casos, la autoridad consular colombiana podría requerir una entrevista personal con el solicitante para aclarar aspectos de la solicitud o verificar la información proporcionada. Si este es el caso, se le notificará a través del portal o por correo electrónico la fecha, hora y lugar de la entrevista. Es importante asistir a la entrevista con todos los documentos originales y cualquier otra documentación que se le haya solicitado.
- Notificación de la Decisión: Una vez que la solicitud haya sido estudiada y se haya tomado una decisión, el solicitante será notificado a través del portal de visas y/o por correo electrónico. Si la visa es aprobada, se le indicarán los pasos a seguir para la expedición y el estampado de la visa en su pasaporte. Si la visa es negada, se le informarán los motivos de la negación y los posibles recursos que pueda interponer.
- Estampado de la Visa en el Pasaporte (si es aprobada): En caso de aprobación, el solicitante deberá seguir las instrucciones proporcionadas por la autoridad consular para el estampado de la visa en su pasaporte. Esto generalmente implica presentar el pasaporte original en el consulado colombiano correspondiente dentro del plazo establecido.
Costos:
El trámite para la solicitud de la visa de Eventos y Conferencias a Colombia involucra el pago de dos tipos de tarifas: los derechos de estudio de la visa y, en caso de aprobación, los derechos de expedición de la visa. Los montos de estas tarifas están establecidos en pesos colombianos (COP) y pueden variar periódicamente según las regulaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.
- Derechos de Estudio de la Visa: Esta tarifa se debe pagar al momento de enviar la solicitud de visa a través del portal en línea. El monto actual para la visa de visitante (Tipo V), que incluye la subcategoría de Eventos y Conferencias, puede consultarse en la página de tarifas del Ministerio de Relaciones Exteriores. Es importante verificar el valor exacto al momento de realizar la solicitud. El pago de los derechos de estudio no garantiza la aprobación de la visa.
- Derechos de Expedición de la Visa: En caso de que la solicitud de visa sea aprobada, se deberá pagar una tarifa adicional correspondiente a los derechos de expedición de la visa. El monto de esta tarifa también puede variar y se informará al solicitante una vez que la visa haya sido aprobada. El pago de esta tarifa es necesario para que se pueda estampar la visa en el pasaporte.
Formas de Pago:
El pago de los derechos de estudio y expedición de la visa generalmente se puede realizar a través de los siguientes medios:
- Pago en línea: A través del portal de visas, utilizando tarjetas de crédito o débito habilitadas para pagos internacionales.
- Consignación bancaria: En algunos casos, se puede permitir el pago mediante consignación en cuentas bancarias designadas por el consulado colombiano en el país de residencia del solicitante. Se deben seguir las instrucciones específicas proporcionadas por el consulado en este caso.
Es fundamental conservar los comprobantes de pago de ambas tarifas como respaldo del trámite. La falta de pago o el pago incompleto de las tarifas correspondientes puede detener o impedir la continuación del proceso de solicitud de la visa.
Leyes o Documentos Involucrados:
El proceso de solicitud de visa de Eventos y Conferencias a Colombia está regido por un marco legal y normativo específico que establece los requisitos, procedimientos y condiciones para el ingreso y la permanencia de extranjeros en el territorio colombiano. Los principales documentos y leyes involucrados son:
- Constitución Política de Colombia: Establece los principios fundamentales en materia de extranjería y migración.
- Ley 2136 de 2021 (Nuevo Estatuto Migratorio): Marco normativo para la migración en Colombia, definiendo las categorías de visas y sus requisitos.
- Decreto 1067 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores): Reglamenta diversos aspectos de la política exterior colombiana, incluyendo los procedimientos para la expedición de visas.
- Resoluciones del Ministerio de Relaciones Exteriores: Complementan y detallan los procedimientos establecidos en la ley y el decreto reglamentario, especificando tarifas, formatos y requisitos adicionales.
- Directivas y Circulares de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y de Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores: Proporcionan lineamientos e interpretaciones de la normativa migratoria.
- Convenios y Tratados Internacionales: Acuerdos suscritos por Colombia en materia de migración y turismo que pueden influir en los requisitos y procedimientos para la obtención de visas.
Es responsabilidad del solicitante informarse sobre la normativa vigente y cumplir con todos los requisitos establecidos para la obtención de la visa de Eventos y Conferencias.
Enlaces o Link para el Trámite en Línea:
El trámite de solicitud de visa de Eventos y Conferencias para Colombia se realiza principalmente a través del portal en línea dispuesto por el Ministerio de Relaciones Exteriores. A continuación, se proporciona el enlace directo al portal:
- Portal de Trámites de Visas del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia: [Insertar aquí el enlace web oficial del portal de visas de Colombia]
Dentro de este portal, los solicitantes podrán realizar todos los pasos del trámite, desde el registro hasta el seguimiento de la solicitud.
Además del portal de visas, se recomienda consultar la sección de visas del sitio web oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores para obtener información detallada sobre los requisitos específicos, las tarifas actualizadas y las preguntas frecuentes:
- Sección de Visas del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia: [Insertar aquí el enlace web a la sección principal de visas del Ministerio de Relaciones Exteriores]
Tiempo:
El tiempo de procesamiento para la solicitud de la visa de Eventos y Conferencias a Colombia puede variar dependiendo de diversos factores, incluyendo la carga de trabajo del consulado o la oficina de visas encargada, la completitud y corrección de la solicitud y la documentación adjunta, y la necesidad de realizar verificaciones adicionales.
- Estudio de la Solicitud: Generalmente, el tiempo estimado para el estudio inicial de la solicitud en línea puede oscilar entre 5 y 15 días hábiles contados a partir de la recepción completa de la documentación y el pago de los derechos de estudio.
- Requerimientos Adicionales o Entrevista: Si la autoridad consular requiere documentación adicional o cita al solicitante para una entrevista, el tiempo de procesamiento se extenderá hasta que se cumplan estos requerimientos.
- Aprobación y Expedición: Una vez que la visa es aprobada, el tiempo para la expedición y el estampado en el pasaporte puede variar según el consulado. Generalmente, este proceso puede tomar entre 2 y 7 días hábiles después de que se hayan realizado los pagos correspondientes y se haya presentado el pasaporte.
Es importante tener en cuenta que estos plazos son estimados y no constituyen una garantía. Se recomienda iniciar el trámite de solicitud de visa con suficiente antelación a la fecha prevista de viaje para evitar inconvenientes. Se sugiere comenzar el proceso al menos un mes antes de la fecha de viaje planificada, especialmente si se anticipa la necesidad de obtener traducciones, legalizaciones o apostillas de documentos.
El seguimiento constante del estado de la solicitud a través del portal de visas es fundamental para estar al tanto de cualquier novedad o requerimiento por parte de la autoridad migratoria.
